Des erreurs comptables se produisent de temps à autre, mais certains d’entre elles peuvent être évités grâce à une planification et une préparation appropriées. Nous savons tous qu’il faut généralement plus de temps pour corriger une erreur pour la première fois. Fait intéressant ; il est également moins coûteux d’identifier et de corriger les erreurs au début d’un projet ; plutôt que d’attendre et de le corriger plus tard.
Si vous traitez votre entreprise comme un projet à long terme ; alors vous devez être proactif en prenant conscience des erreurs courantes que les autres commettent et en les corrigeant tôt. Cela permettra d’économiser du temps, de l’argent et des maux de tête à votre entreprise. Cette façon de faire vous donne un avantage concurrentiel sur le marché avec des opérations plus rationalisées et une meilleure satisfaction des clients.
Voici les erreurs comptables courantes que commettent des propriétaires de petites entreprises, et comment les éviter.
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1. Ne pas suivre les procédures comptables
Même les propriétaires de petites entreprises et les travailleurs indépendants devraient mettre en place des procédures formelles ; des procédures documentées et détaillées pour gérer les tenues de comptabilité ainsi que pour effectuer d’autres tâches de routine.
Une étape utile consiste à élaborer des formulaires et des listes de contrôle normalisés à remplir pour garantir la cohérence et l’exactitude. Par exemple, vous pouvez documenter un processus de configuration de nouveaux fournisseurs.
Vous aurez besoin du nom, de l’adresse, du numéro de téléphone et du numéro d’identification d’employeur (EIN) du vendeur. Entre autres documents tels que des certificats d’assurance, des lettres de recommandation ou des contrats signés sont également nécessaires. Vous devrez ensuite saisir ces informations dans votre logiciel de comptabilité afin de pouvoir traiter les paiements.
Vous devez prendre le temps nécessaire pour examiner les informations que vous devez recueillir auprès de vos fournisseurs. Développez un formulaire ou une liste de contrôle standardisés pour vous assurer d’obtenir ces informations ; puis disposez d’une politique écrite que vos employés peuvent suivre.
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2. Travailler sans budget
Créez un budget afin d’avoir une base de référence pour juger des résultats d’exploitation de votre entreprise. Les budgets sont non seulement utiles pour limiter les dépenses excessives ; mais ils peuvent également être utilisés pour établir des objectifs financiers écrits réalistes. Les budgets doivent toujours être fondés sur la réalité ; cependant, vous pouvez certainement utiliser votre budget pour fixer des objectifs financiers raisonnables, qu’il s’agisse d’augmenter les revenus ou de réduire les dépenses de fonctionnement. Ne pas avoir un budget pour un projet en entreprise est une des erreurs comptables très difficile à gérer.
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3. Faire des erreurs de saisie de données
Des erreurs de saisie de données se produisent de temps en temps. Bien que vous ne puissiez pas empêcher toutes les erreurs de saisie de données ; vous pouvez avoir une politique pour effectuer divers rapprochements en temps opportun. Ce est très important afin de garantir que les entrées de données sont détectées rapidement et peuvent être corrigées.
Par exemple, vous pouvez effectuer des rapprochements bancaires mensuels, ainsi que des rapprochements de comptes débiteurs et payables. Vous pouvez également exécuter des écarts du budget par rapport à la réalité pour identifier les erreurs possibles dans la classification des revenus ou des dépenses. Vous pouvez aussi exécuter périodiquement les reçus des clients ; les rapports de paiement des fournisseurs pour vous assurer que tous les reçus et décaissements semblent raisonnables.
Les transactions inhabituelles doivent être examinées pour s’assurer qu’aucune erreur de saisie de données n’a été commise et que les transactions sont exactes.
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4. Ne pas sauvegarder le logiciel de comptabilité
Vous devez sauvegarder régulièrement le logiciel de comptabilité de votre entreprise et d’autres données. De nombreux logiciels de comptabilité pour petites entreprises ont une fonction qui vous permet de configurer une sauvegarde automatique de votre programme de comptabilité. Utilisez- les. Vous devriez également prendre le temps de revérifier vos fichiers de sauvegarde ; allant même jusqu’à utiliser le fichier de sauvegarde pour voir si vous pouvez gérer votre entreprise comme d’habitude avec.
Parfois, les fichiers sont corrompus ; parfois, vous ne sauvegardez pas toutes les données dont vous avez besoin. Une vérification rapide peut identifier les problèmes avec votre processus de sauvegarde ; afin que vous puissiez vous assurer que vous avez tout ce dont vous avez besoin pour continuer à exploiter votre entreprise si le besoin s’en fait sentir.
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5. En faire trop vous-même
L‘externalisation de tâches administratives qui n’ajoutent pas de valeur à votre entreprise peut être un avantage. Par exemple, un comptable fiscaliste est probablement mieux familiarisé avec le droit fiscal que vous ; donc l’externalisation de la planification et de la préparation fiscale à votre comptable vous permettra de réduire votre obligation fiscale. Cela vous aidera à augmenter la conformité fiscale et vous laissera plus de temps à consacrer à la génération de revenus.
De nombreux propriétaires de petites entreprises ne veulent pas déléguer la responsabilité à d’autres professionnels compétents. Cependant, l’externalisation des fonctions comptables, juridiques, informatiques et autres fonctions administratives peut réduire les erreurs ; puis augmenter la rentabilité si vous utilisez judicieusement le nouveau temps.
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6. Ne pas classer correctement les revenus et les dépenses
La méthode de comptabilité des boîtes à chaussures n’est probablement pas un bon choix pour les petites entreprises avec plus de quelques transactions par an. Tout l’argent entrant et sortant de votre entreprise doit être affecté à la catégorie appropriée.
Les propriétaires d’entreprise qui restent au courant de leurs registres comptables ne se trompent pas. Ils sauront qui a été facturé, combien et si le client a payé ou non. Vous constaterez également que votre préparation de déclaration de fin d’année sera beaucoup plus facile.
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